Politica de confidentialitate

POLITICA PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CLIENTILOR OTELINOX S.A. SI A ALTOR TERTI

I. INTRODUCERE

Prezenta Politica prezinta actiunile intreprinse de societatea noastra in legatura cu datele dvs. cu caracter personal. Aceasta descrie modul in care colectam, utilizam si prelucram datele dvs. cu caracter personal, precum si modul in care ne respectam obligatiile legale fata de dvs. Confidentialitatea datelor dvs. este importanta pentru noi,iar prin prezenta ne exprimam angajamentul de a va proteja drepturile. Va rugam sa nu ne furnizati datele dvs. in cazul in care nu doriti sa fie utilizate in modurile descrise in prezenta Politica.
Prezenta Politica se aplica datelor cu caracter personal ale persoanelor care lucreaza cu sau pentru clientii nostri, alti parteneri contractuali sau parteneri de afaceri potentiali, denumiti in continuare, in mod generic, clienti precum si a altor terti, precum membri ai familiei angajatilor nostril sau candidati la pozitii in cadrul societatii noastre.
In intelesul legislatiei aplicabile privind protectia datelor (inclusiv, dar fara a se limita la Regulamentul general privind protectia datelor (Regulamentul (EU) nr. 2016/679) („RGPD”), societatea responsabila pentru datele dvs. cu caracter personal este Otelinox S.A., o societatea infiintata si functionând in conformitate cu legislatia romana, inregistrata la Registrul Comertului Dambovita sub numarul J15/288/1991, cod unic de inregistrare RO 921641, cu sediul in Romania, Soseaua Gaesti nr. 16, Targoviste, judetul Dambovita - 130087, reprezentata legal de dl. Yong Deok KIM in calitate de Director General. („Otelinox” sau „societatea noastra”).
Este important de precizat ca putem modifica periodic prezenta Politica si va puteti informa cu privire la astfel de modificari accesand pagina noastra de internet, unde vom afisa orice modificari aduse acestei Politici.
In cazul in care sunteti nemultumit(a) de orice aspect inclus in Politica noastra sau de modul de implementare a acesteia, aveti la dispozitie o serie de drepturi conferite de lege, pe care le-am mentionat in sectiunile relevante.

II. FORMA SCURTA - REZUMAT

In cazul in care nu sunteti interesat(a) de un rezumat al Politicii, acesati acest link (Versiune_extinsa) si va vom conduce direct la o versiune mai detaliata.

Ce fel de date cu caracter personal colectam, de ce si care sunt obligatiile noastre legale fata de dvs.?

In cazul in care lucrati pentru unul dintre clientii nostri sau alti parteneri contractuali, este necesar sa colectam si sa utilizam informatiile despre dvs. pe parcursul relatiei cu clientul nostru, pentru a ne asigura de buna desfasurare a activitatilor. De exemplu, avem nevoie de detaliile de contact ale angajatilor clientului nostru pentru a putea comunica cu acestia.
In cazul in care nu lucrati pentru clientii nostri curenti sau alti parteneri contractuali curenti, este posibil sa colectam si sa prelucram datele dvs. cu caracter personal (in mare parte furnizate benevol de dvs.) in scopul stabilirii unei relatii comerciale cu dvs. sau cu angajatorul dvs. si, in cazul in care realizam acest lucru, vom utilizate datele dvs. in scopurile specificate in paragraful de mai sus.
Ne asiguram ca respectam obligatiile legale pe care le avem fata de dvs., respectând, in acelasi timp, dispozitiile legale aplicabile societatii. Acest lucru inseamna ca stocam un volum de date cât mai redus posibil si va tinem la curent permanent in legatura cu datele dvs. cu caracter personal. Cu toate acestea, stocam un volum de date suficient de mare pentru a ne proteja interesele comerciale.
In anumite situatii, este posibil sa prelucram date cu caracter personal ale dumneavoastra deoarece sunteti un membru al familie unui angajat Otelinox. In acest caz, este posibil sa prelucram urmatoarele date cu caracter personal: nume, prenume, numar de telefon, adresa de domiciliu, varsta, CNP, fotografii, adresa de email, adresa de corespondenta, date privind starea de sanatate (inclusiv diagnostic).
Daca sunteti membru al familiei unui angajat Otelinox, este posibil sa va prelucram datele in urmatoarele scopuri: (i) co-asigurare in sistemul national de asigurari de sanatate, (ii) stabilirea si acordarea unor ajutoare in conformitate cu legea aplicabila pentru persoanele aflate in intretinere, (iii) posibilitatea de a va contacta in legatura cu situatii de urgenta in care se afla un membru de familie; sau (iv) acordarea anumitor beneficii pentru dvs. sau un membru de familie, de regula salariat al Otelinox (de exemplu zile libere platite, ajutoare financiare sau de alta natura, compensatii), in legatura cu evenimente care au loc in cadrul familiei dvs. (casatorie, nastere, deces, interventii medicale, etc.).
In cazul recrutarii de noi angajati de catre Otelinox, in cadrul acestui proces de recrutare sau pentru viitoare procese de recrutare colectam si prelucram urmatoarele categorii de date cu caracter personal: date de identificare (nume, prenume, sex, cetatenie, data nasterii, locul nasterii, imagine, semnatura); date de contact (adresa postala, adresa de e-mail, numar de telefon); date profesionale (istoricul dumneavoastra de angajat si cel educational, diplome, studii, postul pentru care aplicati, vechime in munca, interesele dumneavoastra personale, aptitudinile, aspiratiile, planurile si orice alte categorii de date profesionale pe care le includeti in CV-ul pe care ni-l furnizati).
Prelucram datele dvs. cu caracter personal in scopul solutionarii raportarii efectuata de avertizorul in interes public, si, acolo unde este cazul, a remedierii incalcarii raportate. Temeiul pentru aceasta prelucrare este Legea nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public, prelucrarea fiind neceara in vederea indeplinirii unei obligatii legale conform art. 6 alin. 1 lit. c) din RGPD.
In cazul in care doriti o descriere mai detaliata a datelor cu caracter personal pe care le colectam astfel, a activitatilor pe care le desfasuram si a temeiului legal in baza caruia desfasuram aceste activitati, va rugam sa acesati acest link (Tip_date).

Cum colectam datele dvs. cu caracter personal?

Exista diferite modalitati de colectare a datelor dvs. cu caracter personal. De exemplu, putem colecta datele direct din activitatile desfasurate impreuna cu dvs. Acest lucru poate include intâlnirile, corespondenta prin e-mail sau evenimentele la care ati participat (in special târgurile si expozitiile comerciale). Colectam, partial, informatii pe care le-ati facut publice sau le-ati pus la dispozitia uneia dintre societatile din grupul nostru.
In cazul in care suntenti membrul familiei unui angajat Otelinox, vom putea colecta datele fie de la membrul familiei fie direct de la dvs.
In cazul in care sunteti candidat, in mod normal vom colecta datele direct de la dvs. sau din alte surse precum platforme de recrutare sau agentii de recrutare.
In cazul in care sunteti avertizor in interes public, colectam datele direct de la dumneavoastra atunci cand faceti o raportare catre Otelinox utilizand formularul de raportare in interes public disponibil pe websiteul Otelinox.
In cazul in care doriti mai multe detalii cu privire la modul in care colectam datele dvs. cu caracter personal, va rugam sa acesati acest link (Cum_colectam).

Cui transmitem datele dvs. cu caracter personal, de ce si unde le transferam?

In anumite situatii, este posibil sa transmitem datele dvs. catre furnizorii nostri externi de servicii de prelucrare a datelor, numai in baza unor acorduri de prelucrare a datelor.
Nu vindem si nu comercializam datele dvs. cu caracter personal.
Ca regula, daca sunteti membru al familiei unui angajat Otelinox, nu vom transfera datele dvs. cu caracter personal pe care le colecteam si prelucram altor persoane fizice sau juridice. Situatiile in care datele pot fi transmise catre alte companii sau persoane fizice sunt acelea in care acestia actioneaza ca persoane imputernicite in relatia cu Otelinox si numai pentru motive legitime legate de indeplinirea scopurilor pentru care datele au fost colectate sau pentru constatarea, apararea si exercitarea drepturilor sau intereselor noastre legitime. In toate aceste cazuri, Otelinox va depune toate eforturile rezonabile pentru a se asigura ca destinatarii datelor le prelucreaza in conditii de securitate si confidentialitate, in conformitate cu scopul pentru care au fost transmise si cu respectarea drepturilor dumneavoastra.
In cazul in care sunteti candidat, având in vedere scopul mentionat, datele dumneavoastra cu caracter personal vor fi transmise catre urmatoarele categorii de destinatari care le vor prelucra conform procedurilor lor interne si prevederilor legale: alte societati din grupul din care face parte Otelinox; terti precum institutii de invatamant sau fosti angajatori atunci cand facem verificari;
In cazul in care sunteti avertizor in interes public, datele pot fi transmise Agentiei Nationale de Integritate precum si altor autoritati publice, dupa caz, pentru atingerea scopului prelucrarii si/sau in cazurile prevazute de lege.
Desigur, ne asiguram ca respectam obligatiile legale fata de dvs., iar, in cazul in care doriti explicatii mai detaliate cu privire la persoanele carora este posibil sa le comunicam datele dvs. cu caracter personal si motivele aferente, acesati acest link (Cui_transmitem).

Cum va protejam datele cu caracter personal?

Protectia informatiilor dvs. este importanta pentru noi. De aceea, am implementat masuri corespunzatoare menite sa impiedice accesul neautorizat la si utilizarea abuziva a datelor dvs. cu caracter personal. Ne asiguram ca, in cazul unui transfer al datelor dvs., afiliatii nostri, precum si furnizorii nostri externi de servicii de prelucrare de date respecta prevederile RGPD.
Pentru informatii mai detaliate in legatura cu procedurile implementate, va rugam sa acesati acest link (Cum_va_protejam).

Cat timp pastram datele dvs. cu caracter personal?

Vom pastra datele dvs. cu caracter personal cel putin pe durata relatiei cu clientul nostru. In anumite situatii, aceasta perioada de pastrare poate depasi durata unui anumit contract, pentru ca trebuie sa pastram informatii potrivit legii in vigoare, cum ar fi reglementari contabile, sau pentru a ne putea apara in mod corespunzator in cazul unor actiuni in instanta impotriva noastra sau in vederea exercitarii drepturilor de care dispunem, dupa cum este necesar. In cazul in care nu am stabilit inca o relatie contractuala, vom stoca si prelucra datele dvs. cu caracter personal pe durata ciclului nostru economic obisnuit.
In cazul in care sunteti membrul familiei unui angajat Otelinox, in principiu, nu vom pastra datele cu caracter personal ale dvs. decat daca avem o obligatie legala in acest sens sau pentru interesele noastre legitime legate de oferirea sau facilitarea unui anumit serviciu sau beneficiu dvs. sau salariatului. Durata preconizata pentru pastrarea si stergerea diferitelor categorii de date colectate va fi cea stabilite de legislatia in vigoare inclusiv cea privind arhivarea, respectiv pana la realizarea scopului pentru care datele au fost colectate, pe durata necesara folosirii acestora astfel cum este stabilit de legislatia in vigoare (inclusiv cea fiscala) sau de autoritatile competente.
Pentru candidatii selectati, vom retine datele dumneavoastra personale pe perioada cât sunteti angajatul Otelinox si ulterior, in cazul in care suntem obligati de o prevedere legala sau daca avem un interes legitim (de ex. a fost intentata o actiune in justitie impotriva noastra). Daca nu veti fi ales in urma prezentului proces de recrutare, vom retine datele dumeavoastra personale pentru o perioada de cel mult 6 luni din momentul incheierii procesului de recrutare, pentru viitoare recrutari efectuate de Otelinox (cu exceptia cazului in care avem un interes legitim justificat sau suntem obligati printr-o prevedere legala sa le retinem o perioada mai lunga de timp).
In cazul in care sunteti avertizori in interes public, datele dumneavoastra cu caracter personal sunt stocate pe perioada necesara indeplinirii scopurilor precizate mai sus, impusa de prevederile legale aplicabile in domeniu, respectiv de dispozitiile privind arhivarea.
Pentru mai multe informatii cu privire la Politica noastra de retentie a datelor cu caracter personal, va rugam sa acesati acest link (Cat_timp_pastram) .

Cum puteti accesa, rectifica sau solicita stergerea datelor cu caracter personal pe care ni le-ati comunicat si care sunt celelalte drepturi de care dispuneti in acest sens?

Chiar daca detinem deja date cu caracter personal in ceea ce va priveste, aveti in continuare diverse drepturi in legatura cu acestea. Pentru a va familiariza cu aceste drepturi, va rugam sa ne contactati la dataprotect@otelinox.ro. Vom incerca sa raspundem solicitarii dvs. fara intarzieri si, in orice caz, in conformitate cu cerintele oricaror legi aplicabile. Va rugam sa retineti ca este posibil sa pastram o evidenta a comunicarilor transmise de dvs. pentru a putea gestiona orice probleme ridicate de dvs.

Drepturile dvs. legale in acest context sunt:

Dreptul la opozitie
Dreptul de retragere a consimtamantului
Dreptul de acces la datele dvs. cu caracter personal
Dreptul la stergere
Dreptul la restrictionarea prelucrarii
Dreptul la rectificare
Dreptul la portabilitatea datelor

O descriere detaliata a drepturilor dvs. enumerate in cele de mai sus se regaseste la (drepturile_detaliate)

In plus, aveti dreptul de a depune o plangere la o autoritate de supraveghere. In cazul in care doriti sa inaintati o plangere in legatura cu conduita noastra, in special in contextul colectarii, utilizarii si prelucrarii datelor dvs., aveti dreptul sa inaintati o astfel de plangere la autoritatile competente. Detaliile de contact ale autoritatii de supraveghere din Romania se regasesc la (Autoritatea_responsabila)

Cine raspunde pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal?

Otelinox controleaza prelucrarea datelor cu caracter personal. In cazul in care aveti mai multe intrebari sau doriti sa vi se ofere mai mult detalii, va rugam sa acesati acest link (Cine_raspunde).

III. SECTIUNI DETALIATE - VERSIUNEA EXTINSA

Cele de mai jos includ informatii extinse cu privire la datele pe care le colectam, motivele pentru care colectam aceste date si temeiurile legale care ne permit sa desfasuram aceste activitati. In plus, va vom explica care sunt drepturile de care dispuneti in legatura cu datele dvs. pe care le stocam.

Ce fel de date cu caracter personal colectam, de ce si care sunt obligatiile noastre legale fata de dvs.?

Aceasta sectiune prezinta tipurile de date cu caracter personal pe care este posibil sa le colectam in legatura cu dvs. si motivul pentru care este necesar sa actionam astfel. Va vom explica, de asemenea, de ce putem colecta astfel de informatii in conformitate cu legislatia aplicabila. Stocam informatii ca urmare a obligatiilor legale ce ni se aplica si pentru ca dorim sa ne asiguram ca activitatea noastra se desfasoara fara probleme. Asadar, spre exemplu, putem prelucra informatiile de care avem nevoie pentru a ne respecta obligatiile legale fiscale sau comerciale. Astfel, va rugam sa retineti ca informatiile de mai jos sunt suplimentare fata de orice date cu caracter personal pe care legea ne obliga sa le prelucram intr-o anumita situatie. In plus, este important sa stiti ca am solicitat angajatilor nostri sa nu colecteze date cu caracter personal sensibile precum cele enumerate la articolul 9 din RGPD (de exemplu, relatiile familiale, rasa, orientarea sexuala etc.). In cazul in care ni se aduce la cunostinta o astfel de prelucrare de date, ne straduim sa stergem imediat astfel de date.

*Din care categorie faceti parte?*	*Ce fel de date cu caracter personal prelucram ?*	*Care este temeiul legal?*	*De ce le colectam si de ce ni se permite sa actionam astfel?*
Avem deja o relatie contractuala/ furnizor - client cu dvs. sau angajatorul dvs.	Numele, adresa de e-mail, numarul de telefon mobil, entitatea, functia detinuta, adresa de serviciu, numarul de telefon de la birou, numarul de fax, demisia, pagina de internet comerciala, rezidenta UE.	Art. 6, alineatul 1(b),(c) and (f) din RGPD	Articolul 6, alineatul 1 ne permite sa stocam informatii in cazul in care „prelucrarea este necesara pentru executarea unui contract”, „prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale” sau „prelucrarea este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de [societatea noastra]”. Acest lucru inseamna ca putem stoca informatii avand in vederea relatia noastra comerciala. Unul din principalele motive pentru care utilizam datele dvs. cu caracter personal este pentru a asigura un flux continuu al activitatilor desfasurate cu clientii nostri. Pentru a putea face acest lucru, este necesar sa avem informatii despre persoanele cu care tinem legatura din randul clientilor nostri pentru a ne asigura ca intelegerile contractuale dintre clientii nostri si societatea noastra pot fi implementate in mod corespunzator. In plus, este posibil sa avem o serie de obligatii legale care nu au legatura directa cu dvs. De exemplu, documentele necesare in scopuri de impozitare sau in legatura cu potentiale actiuni in instanta trebuie sa fie disponibile timp de mai multi ani. Documentele comerciale, precum contractele sau procesele-verbale ale sedintelor ne-ar putea fi necesare pentru a dovedi ca ne respectam obligatiile fiscale sau ca dovezi circumstantiale. Uneori, aceste documente pot include numele dvs., iar anonimizarea acestor informatii poate fi imposibila din punct de vedere tehnic sau poate implica un efort disproportionat.
	Domeniul de activitate, experienta profesionala	Articolul 6, alineatul 1, literele b, c si f din RGPD	Obiectivul nostru este ca relatia cu clientii nostri sa se desfasoare fara dificultati, astfel incat sa putem valorifica reteaua din care facem parte, precum si relatia cu dvs. Activitatile comerciale implica si pregatirile pentru incheierea unor contracte pe viitor, precum si identificarea de oportunitati viitoare de afaceri prin dezvoltarea relatiilor comerciale existente. Articolul 6, alineatul 1, litera f din RGPD ne permite sa utilizam informatiile in cazul in care prelucrarea „este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de” societatea noastra, cu exceptia cazului in care „prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale” ale dvs. Acesta este motivul pentru care putem pastra informatii despre domeniul dvs. de activitate sau experienta dvs. profesionala. Aceste informatii ne ajuta sa intelegem pe cine putem contacta dintre clientii nostri in cazul in care dorim sa aflam mai multe informatii despre posibile oportunitati de afaceri. De exemplu, putem evalua daca este cazul sa va facem o propunere noua, de exemplu, tinand seama de domeniul dvs. de activitate sau activitatea dvs. anterioara, sau daca, mai degraba, ar trebui sa contactam un alt coleg. Consideram ca acest lucru este si in interesul dvs. si ca interesul dvs. ca noi sa nu pastram aceste informatii nu prevaleaza asupra intereselor noastre.
Nu avem inca o relatie contractuala/ furnizor-client cu dvs. sau angajatorul dvs.	Numele, adresa de e-mail, numarul de telefon mobil, entitatea, functia detinuta, adresa de serviciu, numarul de telefon de la birou, numarul de fax, demisia, data intalnirii, pagina de internet comerciala	Articolul 6, alineatul 1, litera f din RGDP	Nu numai ca ne dorim sa ne pastram relatiile comerciale existente, ci incercam si sa stabilim relatii comerciale noi. De aceea, prelucram datele persoanelor care lucreaza pentru clienti/ parteneri contractuali potentiali. Intentia noastra este intotdeauna de a ne pregati pentru incheierea de contracte pe viitor, precum si de a identifica oportunitati viitoare de afaceri. Articolul 6, alineatul 1, litera f din RGPD ne permite sa utilizam informatiile in cazul in care prelucrarea „este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de” societatea noastra, cu exceptia cazului in care „prevaleaza interesele sau drepturile si libertatile fundamentale” ale dvs. Date precum numele, adresa de e-mail, numarul de telefon mobil, entitatea, functia, adresa de serviciu, data intalnirilor, pagina de internet comerciala pot fi considerate informatii de baza necesare in vederea contactarii dvs. in legatura cu functia detinuta de dvs. in societatea pentru care lucrati si in vederea stabilirii unei relatii ce poate conduce la oportunitati de afaceri.
	Domeniul de activitate, experienta profesionala,	Articolul 6, alineatul 1, litera f din RGDP	In plus fata de explicatiile oferite mai sus, este posibil, de asemenea, sa prelucram date suplimentare, deoarece consideram ca acest lucru ne ajuta sa stabilim o relatie de afaceri cu dvs. si angajatorul dvs. De exemplu, putem evalua daca este cazul sa va facem o propunere noua, de exemplu, tinand seama de domeniul dvs. de activitate sau activitatea dvs. anterioara, sau daca, mai degraba, ar trebui sa contactam un alt coleg. Consideram ca acest lucru este si in interesul dvs. si ca interesul dvs. ca noi sa nu colectam si sa nu pastram aceste informatii nu prevaleaza asupra intereselor noastre.
Sunteti membru al familiei unui angajat Otelinox	Nume, prenume, numar de telefon, adresa de domiciliu, varsta, CNP, fotografii, adresa de email, adresa de corespondenta, date privind starea de sanatate (inclusiv diagnostic).	Articolul 6, alineatul 1, literele c si f, articolul 9 alineatul 2, litrerele a si b din RGDP	Este posibil sa va prelucram datele in urmatoarele scopuri: (i) co-asigurare in sistemul national de asigurari de sanatate, (ii) stabilirea si acordarea unor ajutoare in conformitate cu legea aplicabila pentru persoanele aflate in intretinere, (iii) posibilitatea de a va contacta in legatura cu situatii de urgenta in care se afla un membru de familie; sau (iv) acordarea anumitor beneficii pentru dvs. sau un membru de familie, de regula salariat al Otelinox (de exemplu zile libere platite, ajutoare financiare sau de alta natura, compensatii), in legatura cu evenimente care au loc in cadrul familiei dvs. (casatorie, nastere, deces, interventii medicale, etc.)
Sunteti cadidat la o pozitie din cadrul Otelinox	Nume, prenume, sex, cetatenie, data nasterii, locul nasterii, imagine, semnatura; date de contact (adresa postala, adresa de e-mail, numar de telefon); date profesionale (istoricul dumneavoastra de angajat si cel educational, diplome, studii, postul pentru care aplicati, vechime in munca, interesele dumneavoastra personale, aptitudinile, aspiratiile, planurile si orice alte categorii de date profesionale pe care le includeti in CV-ul pe care ni-l furnizati).	Articolul 6, alineatul 1, litera b si f din RGDP	Otelinox are un interes legitim pentru a prelucra datele personale ale candidatilor la pozitii in cadrul societatii, acest process fiind necesar pentru desfasurarea in activitatii. De asemenea, in cazul candidatilor selectati, Otelinox are nevoie de a prelucra datele personale pentru incheierea contractului de munca. Datele de identificare sunt necesare in vederea cunoasterii dumneavoastra, pentru verificari in legatura cu studii si fosti angajatori, precum si pentru completarea si incheierea contractului individual de munca in cazul in care sunteti ales in urma procesului de recrutare. Datele de contact sunt utilizate pentru transmiterea de documente necesare incheierii contractului individual de munca (de ex. oferta de angajare). Datele profesionale sunt necesare pentru cunoasterea istoricului dumneavoastra de angajat si educational, in scopul evaluarii dumneavoastra pentru jobul pentru care aplicati.
Sunteti avertizor de interes public in sensul Legii nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public	Numele si prenumele, datele de contact, semnatura ale avertizorilor in interes public, precum si orice alte date cu caracter personal rezultate din documentele/probele transmise de avertizorul in interes public in vederea sustinerii raportarii.	Articolul 6 alineatul 1, lit. c) din RGDP	Otelinox prelucreaza datele dvs. cu caracter personal in scopul solutionarii raportarii efectuata de avertizorul in interes public, si, acolo unde este cazul, a remedierii incalcarii raportate in temeiul indeplinirii obligatiilor legale prevazute de Legea nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public.

Cum colectam datele dvs. cu caracter personal?

Dupa cum am mentionat in versiunea scurta a acestei Politici, exista diverse modalitati prin care colectam date. Datele dvs. cu caracter personal pe care le colectam sunt obtinute, in principal, in cadrul activitatii directe desfasurate cu dvs. si cu clientii nostri. Aceasta poate include informatii transmise prin e-mail, corespondenta directa de afaceri sau informatii care ne sunt comunicate prin intermediul unor prezentari, intalniri de afaceri sau activitati desfasurate impreuna cu colegii dvs. sau prin schimbul de carti de vizita cu angajatii sau reprezentantii nostri.

Colectam, partial, informatii pe care le-ati facut publice sau le-ati pus la dispozitia uneia din societatile din grupul nostru.

In cazul in care sunteti membru al familiei unui angajat Otelinox, vom colecta datele dvs. fie de la angajat fie direct de la dvs.

In cazul in care sunteti candidat, in mod normal vom colecta datele direct de la dvs. sau din alte surse precum platforme de recrutare sau agentii de recrutare.

Cui transmitem datele dvs. cu caracter personal, de ce si unde le transferam?

In anumite situatii, este posibil sa transmitem datele dvs. furnizorilor nostri externi de servicii de prelucrare a datelor, numai in baza unor acorduri de prelucrare a datelor. In prezent, nu transferam datele dvs. in afara Uniunii Europene. Cu toate acestea, in cazul in care decidem sa actionam astfel, va vom informa in mod corespunzator in legatura cu un astfel de transfer si vom lua orice masuri necesare pentru a ne asigura ca transferul datelor dvs. se realizeaza in conformitate cu RGPD.

In principiu, in cazul in care sunteti membru al familiei unui angajat Otelinox, nu vom transfera datele dvs. in afara Otelinox afara de cazul in care acest lucru este necesar pentru indeplinirea unui scop legitim.

Ca regula, in cazul in care sunteti candidat, datele dumneavoastra personale pot fi transmise catre destinatari precum alte societati din grupul din care face parte Otelinox sau terti precum institutii de invatamant sau fosti angajatori atunci cand facem verificari.

De asemenea, datele cu caracter personal indicate in prezenta Politica pot fi puse la dispozitie sau transmite (i) catre autoritati publice, auditori financiari sau juridici sau institutii cu competente in realizarea de inspectii si controale asupra activitatii si activelor Otelinox, care solicita Otelinox sa furnizeze informatii, in virtutea obligatiilor legale ale acesteia din urma; (ii) pentru respectarea unei cerinte legale sau pentru protejarea drepturilor si activelor Otelinox noastre sau alte entitati sau persoane, precum instante de judecata, executori judecatoresti; (iii) terti achizitori, in masura in care activitatea Otelinox ar fi transferata (in totalitate sau partial), iar datele persoanelor vizate ar fi parte din activele care fac obiectul unei astfel de tranzactii.

Cum va protejam datele cu caracter personal?

In prezent, stocam datele dvs. in sisteme sau servere ale Otelinox sau alte baze de date Otelinox.

Ne exprimam angajamentul de a intreprinde toate actiunile rezonabile si corespunzatoare in vederea protejarii datelor dvs. cu caracter personal detinute de noi impotriva utilizarii abuzive, pierderii sau accesului neautorizat. Facem acest lucru prin implementarea unui set corespunzator de masuri tehnice si organizationale.

Daca suspectati ca a intervenit orice utilizare abuziva sau pierdere sau acces neautorizat la datele dvs. cu caracter personal, va rugam sa ne comunicati acest lucru imediat, utilizand detaliile de contact prevazute la Sectiunea 7 de mai jos.

Cat timp pastram datele dvs. cu caracter personal?

Incercam sa stocam un volum de date cat mai redus posibil si sa va tinem in permanenta la curent in legatura cu datele dvs. cu caracter personal. Cu toate acestea, stocam un volume de date suficient pentru a ne proteja interesele comerciale. Perioada de stocare a datelor cu caracter personal incepe de la momentul la care obtinem informatiile respective, inclusiv datele dvs. cu caracter personal. Perioada de stocare se incheie la un moment care depinde de scopul pentru care avem in continuare nevoie de datele dvs. cu caracter personal. Acest lucru inseamna ca stocam datele dvs. cu caracter personal cel putin pe durata relatiei contractuale cu clientul nostru. Cu toate acestea, putem stoca informatii, inclusiv datele dvs. cu caracter personal, pe perioade mai lungi de timp, in cazul in care este necesar sa inaintam sau sa ne aparam impotriva unor actiuni in instanta. Aceasta perioada de pastrare se raporteaza la anumite termene de prescriptie. In acelasi timp, este posibil sa fie necesar sa pastram datele dvs. pe o perioada care depaseste termenul de prescriptie, pentru a ne asigura ca ne putem contacta partenerii comerciali in scopul activitatilor de intretinere sau al unor achizitii ulterioare sau suplimentare. Acest lucru este de inteles, tinand seama de particularitatile pietei din Romania, care implica o vizibilitate redusa a agentilor economici. Astfel, pastram datele dvs. pe o perioada generala de pana la 10 ani dupa anul in care a incetat relatia contractuala sau pe durata perioadei de garantie a produsului (oricare dintre acestea este mai lunga).

Daca obtinem datele dvs. in scopul unor oportunitati de afaceri ce se vor derula alaturi de dvs. sau angajatorul dvs., vom pastra datele dvs. pana la trei ani de la momentul la care stabilim contactul si vom sterge datele dvs. dupa trei ani, in cazul in care activitatea comerciala dintre dvs. sau angajatorul dvs. si societatea noastra nu este demarata. Consideram ca este justificat sa actionam astfel, tinand seama de dezvoltarea limitata a pietei din Romania si de vizibilitatea redusa a societatilor de pe piata, ceea ce explica utilitatea pastrarii contactelor comerciale.

In cazul in care sunteti membru al familiei unui angajat Otelinox, vom incerca sa pastram datele cu caracter personal ale dvs. doar daca avem o obligatie legala in acest sens sau pentru interesele noastre legitime legate de oferirea sau facilitarea unui anumit serviciu sau beneficiu dvs. sau salariatului. Durata pastrarii este, in principiu, stabilita de lege dar atunci cand datele dvs. nu sunt necesare ulterior incetarii relatiei de munca, vom sterge datele dvs. dupa incetarea raporturilor salariale in care Otelinox are calitatea de angajator.

In cazul in care sunteti un candidat selectati, vom retine datele dumneavoastra personale pe perioada cat sunteti angajatul Otelinox si ulterior, in cazul in care suntem obligati de o prevedere legala sau daca avem un interes legitim (de ex. a fost intentata o actiune in justitie impotriva noastra).

Daca nu veti fi ales in urma prezentului proces de recrutare, vom retine datele dumeavoastra personale pentru o perioada de cel mult 6 luni din momentul incheierii procesului de recrutare, pentru viitoare recrutari efectuate de Otelinox (cu exceptia cazului in care avem un interes legitim justificat sau suntem obligati printr-o prevedere legala sa le retinem o perioada mai lunga de timp).

In cazul in care sunteti un avertizor in interes public, datele dumneavoastra cu caracter personal vor fi stocate pe perioada necesara indeplinirii scopurilor prelucrarii astfel cum acestea sunt impuse de prevederile legale aplicabile in domeniu, respectiv de dispozitiile privind arhivarea

Drepturile dvs. cu privire la datele prelucrate de societatea noastra:

In cazul in care doriti sa exercitati oricare dintre drepturile de mai jos, va rugam sa ne contactati la dataprotect@otelinox.ro.

Dreptul la opozitie

In cazul in care utilizam datele dvs. deoarece le consideram necesare in scopul intereselor noastre legitime iar dvs. nu sunteti de acord cu aceasta, aveti dreptul de a va opune prelucrarii. Va vom raspunde la solicitare in termen de 30 de zile (desi este posibil sa ni se permita sa prelungim aceasta perioada in anumite situatii). In cazul in care este necesara prelungirea termenului, va vom informa in acest sens in termen de 30 de zile. In cazul in care dam curs solicitarii dvs., nu va vom mai prelucra datele. In general, refuzam astfel de solicitari numai in cazul in care sunt indeplinite anumite conditii. Acesta poate fi cazul, spre exemplu, numai in situatia in care putem demonstra motivele legitime si imperioase in sensul prelucrarii care prevaleaza asupra intereselor dvs. sau in cazul in care prelucrarea este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta.

Dreptul de retragere a consimtamantului

In situatia in care am obtinut consimtamantul dvs. pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal in legatura cu anumite activitati (de exemplu, in anumite scopuri de marketing sau in vederea realizarii de profiluri), va puteti retrage consimtamantul in orice moment. Din acel moment, nu vom mai prelucra datele dvs. cu caracter personal.

Dreptul de acces la datele dvs. cu caracter personal

Dorim sa clarificam un aspect: aveti dreptul sa ne solicitati sa confirmam ce informatii detinem in legatura cu dvs. si sa ne solicitati sa le modificam, sa le actualizam sau sa le stergem. Va vom furniza urmatoarele informatii cu privire la datele dvs. cu caracter personal:

scopul prelucrarii;
categoriile de date cu caracter personal in cauza;
persoanele carora le-am dezvaluit sau le vom dezvalui datele (daca este cazul);
atunci cand este posibil, perioada prevazuta pentru care vor fi stocate datele dvs. cu caracter personal;
in cazul in care datele cu caracter personal nu sunt colectate direct de la dvs., orice informatii disponibile cu privire la sursa acestora;
existenta unui proces decizional automatizat, precum si importanta acestor metode si consecintele preconizate ale unei astfel de prelucrari pentru dvs.;
in cazul transferului de date in afara UE, masurile de protectie luate in legatura cu acest transfer.

Va vom raspunde la o astfel de solicitare in termen de 30 de zile (desi este posibil sa ni se permita sa prelungim aceasta perioada in anumite situatii). In cazul in care este necesara prelungirea termenului, va vom informa in acest sens in termen de 30 de zile. In acest moment, este posibil sa actionam intr-unul dintre modurile de mai jos:

este posibil sa va solicitam verificarea identitatii sau mai multe informatii in acest sens; si
in situatiile in care legea ne permite acest lucru, este posibil sa nu dam curs solicitarii dvs., insa va vom explica motivele de refuz.

Dreptul la stergere

Aveti dreptul de a solicita „stergerea” datelor dvs. cu caracter personal in anumite situatii. Va vom raspunde la solicitare in termen de 30 de zile (desi este posibil sa ni se permita sa prelungim aceasta perioada in anumite situatii). In cazul in care este necesara prelungirea termenului, va vom informa in acest sens in termen de 30 de zile. Situatiile in care aveti dreptul de a solicita stergerea sunt (printre altele):

datele nu mai sunt necesare in raport cu scopurile pentru care au fost colectate si prelucrate;
in situatia in care v-ati retras consimtamantul in vederea prelucrarii datelor dvs.;
in cazul in care va exercitati dreptul de opozitie (prezentat mai sus);
in cazul in care v-am prelucrat datele in mod ilegal;
in cazul in care, potrivit legii, avem obligatia de a sterge datele dvs.

Dreptul la restrictionarea prelucrarii

Aveti dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii datelor dvs. cu caracter personal in anumite situatii. Acest lucru inseamna ca putem continua doar sa stocam datele dvs. si nu vom putea desfasura alte activitati de prelucrare pana la momentul la care: (i) este solutionata una dintre situatiile mentionate mai jos; (ii) ne acordati consimtamantul dvs.; sau (iii) prelucrarea in continuare este necesara fie pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta, protectia drepturilor unei alte persoane sau din motive de interes public semnificativ al UE sau al unui stat membru.

Situatiile in care aveti dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii datelor dvs. cu caracter personal sunt:

In cazul in care contestati acuratetea datelor dvs. cu caracter personal pe care le prelucram. In acest caz, prelucrarea de catre societatea noastra a datelor dvs. cu caracter personal va fi restrictionata pe perioada in care se verifica acuratetea acestor date;
Atunci cand va opuneti prelucrarii de catre societatea noastra a datelor dvs. cu caracter personal in legatura cu interesele noastre legitime. In aceasta situatie, puteti solicita restrictionarea datelor pe parcursul verificarii motivelor noastre de prelucrare a datelor dvs. cu caracter personal;
In situatia in care prelucrarea datelor dvs. este ilegala, insa ati dori mai degraba restrictionarea prelucrarii datelor decat stergerea acestora; si
In situatia in care prelucrarea datelor dvs. este ilegala, insa ati dori mai degraba restrictionarea prelucrarii datelor decat stergerea acestora; si

In cazul in care am transmis datele dvs. cu caracter personal tertilor, ii vom notifica pe acestia in legatura cu restrictionarea prelucrarii, cu exceptia situatiei in care acest lucru este imposibil sau implica un efort disproportionat. Va vom notifica, desigur, inainte de ridicarea oricarei restrictii cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal.

Dreptul la rectificare

Aveti dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau incomplete pe care le detinem in legatura cu dvs., inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare. In cazul in care am transmis datele dvs. cu caracter personal tertilor, ii vom notifica pe acestia in legatura cu rectificarea datelor, cu exceptia situatiei in care acest lucru este imposibil sau implica un efort disproportionat. Puteti, de asemenea, solicita detalii cu privire la tertii carora le-am dezvaluit datele cu caracter personal inexacte sau incomplete. In situatiile in care consideram ca este rezonabil sa nu dam curs solicitarii dvs., va vom explica motivele care stau la baza acestei decizii.

Dreptul la portabilitatea datelor

In cazul in care v-am prelucrat datele in baza consimtamantului dvs., aveti dreptul de a solicita transferul datelor de la societatea noastra la un alt operator de date. Va vom raspunde la solicitare in termen de 30 de zile (desi este posibil sa ni se permita sa prelungim aceasta perioada in anumite situatii). In cazul in care este necesara prelungirea termenului, va vom informa in acest sens in termen de 30 de zile. Va vom sprijini in acest sens – fie transferand direct datele pentru dvs., fie transmitandu-va o copie a acestora, intr-un format utilizat in mod curent si care poate fi citit automat, care sa va permita sa le transferati.

Dreptul de a depune o plangere la o autoritate de supraveghere

De asemenea, aveti dreptul de a depune o plangere la o autoritate de supraveghere din Romania, utilizand urmatoarele date de contact:

Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal

Adresa: Bucuresti, Romania, B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod postal 010336

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Telefon: +40.318.059.211

Fax: +40.318.059.602.

In cazul in care doriti sa exercitati oricare dintre aceste drepturi sau sa va retrageti consimtamantul in legatura cu prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal (in situatiile in care consimtamantul reprezinta temeiul nostru legal de prelucrare a datelor cu caracter personal), va rugam sa utilizati detaliile de contact incluse in Sectiunea 7 de mai jos. Va rugam sa retineti ca este posibil sa pastram o evidenta a comunicarilor transmise de dvs. pentru a putea gestiona orice probleme ridicate de dvs.

Este important ca datele dvs. cu caracter personal pe care le detinem sa fie exacte si actualizate. Va rugam sa ne informati in cazul in care datele dvs. cu caracter personal se modifica pe durata relatiei cu noi.

Cine raspunde pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal?

Otelinox este operatorul datelor dvs. cu caracter personal in Uniunea Europeana, ceea ce inseamna ca aceasta societate este responsabila pentru prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal. In cazul in care doriti sa ne contactati, va rugam sa utilizati urmatoarele date de contact:

Otelinox S.A.

Adresa

Soseaua Gaesti nr. 16, Targoviste, Dambovita District;

e-mail : dataprotect@otelinox.ro